Archiwizacja dokumentów - kto się tym zajmuje?

PDF | Widok wydruku | Html

Autor: berszi

Czytano: 572 razy | Kategoria: Biznes | Ilość słów: 394 | Data: 08.04.14 | 0 komentarzy



Archiwizacja dokumentów dla wielu osób może być bardzo żmudnym i nużącym procesem, dlatego w takiej sytuacji można to zlecić danej firmie, która wykonuje tego typu usługi.


W zakres usług oferowanych przez różnorodne firmy może wchodzić na przykład archiwacja dokumentów po przyjęciu stosownej klasyfikacji aktowej, sporządzanie ewidencji akt, które w dalszym ciągu podlegają przechowywaniu w postaci spisów zdawczo-odbiorczych, odbieraniu oraz bezpowrotnym niszczeniu wydzielonych akt kategorii BC, a także wydzielaniu z archiwum akt kategorii BC, dla których minął już czas ich przechowywania. Archiwizacja dokumentów jest bardzo istotna, ponieważ daje ona możliwość (po upływie jakiegoś dłuższego czasu) wglądu do tego, które kilka miesięcy temu wydawałyby się nieistotne. 

Archiwizacja dokumentów czasem może trwać nie kilka, a nawet kilkadziesiąt lat, dlatego trzeba zadbać o to, aby były one przechowywane w odpowiednich warunkach. Musi być odpowiednia temperatura oraz wilgotność, ponieważ to jest właśnie korzystne dla różnorodnych dokumentów. Jest to bardzo ważne, ponieważ bez tego niektóre dokumenty zniszczyłyby się po upływie już kilku miesięcy. Archiwizacja w gruncie rzeczy ma swoje duże plusy, ponieważ dzięki temu dany przedsiębiorca lub jakaś osoba fizyczna prowadząca swą działalność może mieć pewność, że nie zatonie w stosie różnorodnych dokumentów. Konieczność archiwizacji daje mobilizację do regularnego porządkowania swoich dokumentów. Większość dokumentów archiwizowana jest do czasu przedawkowania zobowiązań podatkowych, jednak oprócz tego istnieją takie dokumenty, których w zasadzie nigdy nie powinno się usuwać. Takie dokumenty musza być schowane w odpowiednich teczkach oraz muszą być opisane, ponieważ one tak naprawdę są na wagę złota. Są jednak i takie dokumenty, które muszą być archiwizowane jedynie przez kilka miesięcy lub lat, a po upływie tego czasu są one niszczone w specjalnych niszczarkach i wówczas nikt już nie ma do nich dostępu.

Archiwizacja dokumentów porównywana jest często do pewnej bardzo formalnej procedury. Trzeba ją bowiem rozpocząć od zakwalifikowania aktu do odpowiedniej kategorii, potem należy opracować dokumentacje i przyporządkować ją do danej grupy rzeczowej. W dalszej kolejności trzeba uformować te akta chronologicznie, potem oznaczyć teczki na wierzchniej stronie i potem spakować te teczki do pudelek archiwizacyjnych. Wbrew pozorom ten proces archiwizacji nie trwa zbyt długa, a przynosi on wiele korzyści, dlatego warto się na to decydować, nawet jeśli nie jest to aż tak bardzo narzucane.




Podpis


Ocena: 1.0


Komentarze

Skomentuj

Nie masz uprawnień do komentowania. Musisz się zalogować.

Statystyki


Artykułów: 7017
Autorzy: 1923

Menu

Reklama




Najaktywniejsi autorzy



Zakatalogowani (670)
Natalia (412)
EP (372)
berszi (252)
gryzipiorek (236)
Justyna (224)
pismak (213)
Admin (207)
Karolina (181)
Ania (162)

Kategorie






© 2011-2013 Pioropolis.pl, Silnik: ArticleMS
Pamiętaj, administracja serwisu nie ponosi odpowiedzialności za treści zamieszczane przez użytkownika. Treści są własnością ich autorów.