Optymalizacja obiegu dokumentów

PDF | Widok wydruku | Html

Autor: izobniow

Czytano: 401 razy | Kategoria: Oprogramowanie | Ilość słów: 485 | Data: 27.12.13 | 0 komentarzy



Wszystkie dokumenty, zarówno drukowane, jak i te w formie elektronicznej, są w ciągłym ruchu. Problem pojawia się jednak, gdy do tego nieustającego obiegu wkrada się bałagan i brak usystematyzowania. W większości przypadków skutkuje to pojawieniem się problemów z aktualizacją informacji.


Rodzaj zadań wykonywanych współcześnie w firmie wymaga często jednoczesnej pracy kilku osób nad tym samym dokumentem. Edycja w czasie rzeczywistym może stwarzać wiele problemów, takich jak liczne wersje jednego pliku, opóźnienia i błędy. Może zdarzyć się także, że pracownicy będą poprawiać ten sam fragment dokumentu niepotrzebnie tracąc czas. Idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji wydaje się wdrożenie takich rozwiązań, które umożliwią pracownikom m.in. wygodną współedycję dokumentów wraz z możliwością podglądu działań, które w tym momencie podejmują inni.

Lepszy przepływ pracy w przedsiębiorstwie

Wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów może zdecydowanie ułatwić i usystematyzować pracę, a także zaoszczędzić czas. System ten służy przede wszystkim do zarządzania dokumentami oraz zadaniami. Działa w oparciu o koncepcję workflow, co w dosłownym tłumaczeniu oznacza przepływ pracy. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na interaktywne i dynamiczne delegowanie pracy innym, tworzenie wielu wersji jednego dokumentu, a także – co bardzo ważne – przechowywanie i odtwarzania utworzonych wersji plików.

Praktyczne sposoby na usprawnienie workflow

Każdy, kto zastanawia się nad usprawnieniem obiegu dokumentów w swoim przedsiębiorstwie powinien zapoznać się z możliwościami platformy aplikacji Microsoft SharePoint. Pozwala on na przechowywanie plików na serwerze wirtualnym, dzięki czemu na bieżąco tworzone są ich kopie zapasowe. SharePoint umożliwia ponadto równoczesną pracę kilku osób nad jednym zadaniem. Z myślą o poprawieniu wydajności pracowników dodano także funkcję komentarzy. Dzięki temu osoby, którym udostępniono dokumenty (także spoza organizacji), mogą dodawać swoje uwagi oraz akceptować kolejne etapy zadań.

Jaką wersję systemu wybrać?

Program Microsoft SharePoint dostępny jest zarówno w wersji płatnej, jak i darmowej. Pierwsza z nich,  bardziej zaawansowana i z dużą liczbą dodatkowych funkcjonalności, to usługa on-line Microsoft SharePoint. SharePoint Foundation to z kolei wersja nieodpłatna, która mimo udostępnienia ograniczonego zestawu podstawowych funkcji pozwala na sprawdzenie jak wiele korzyści przynosi usprawnienie obiegu dokumentów w organizacji. W dowolnym momencie możliwe jest przejście z wersji darmowej do bardziej zaawansowanej wersji płatnej. Warto również zaznaczyć, że z takiego rozwiązania skorzystać może każda firma, niezależnie od liczby pracowników czy osiąganych przychodów.

Bezpieczeństwo obiegu dokumentów

Dzielenie się dokumentami i udostępnianie ich innym użytkownikom może budzić wątpliwości w sferze bezpieczeństwa i ochrony danych. Istnieje jednak możliwość zabezpieczenia dzielonych dokumentów. Podstawową metodą ochrony jest zahasłowanie pliku, co uniemożliwi dostęp do poufnych informacji osobom niepowołanym. Taki rodzaj ochrony może być stosowany nie tylko wewnątrz, ale i na zewnątrz firmy. Ponadto poszczególne dokumenty możemy udostępniać wyłącznie wybranym przez siebie osobom.




Podpis

Zarządzanie firmą


Ocena: Ten artykuł nie był jeszcze oceniany


Komentarze

Skomentuj

Nie masz uprawnień do komentowania. Musisz się zalogować.

Statystyki


Artykułów: 7017
Autorzy: 1923

Menu

Reklama




Najaktywniejsi autorzy



Zakatalogowani (670)
Natalia (412)
EP (372)
berszi (252)
gryzipiorek (236)
Justyna (224)
pismak (213)
Admin (207)
Karolina (181)
Ania (162)

Kategorie






© 2011-2013 Pioropolis.pl, Silnik: ArticleMS
Pamiętaj, administracja serwisu nie ponosi odpowiedzialności za treści zamieszczane przez użytkownika. Treści są własnością ich autorów.